Die Überprüfung und Optimierung von Prozessen gewinnt stetig an Bedeutung - insbesondere durch das Konzept der Layered Process Audits (LPA). Egal, in welcher Branche, sei es Automotive, Nahrungsmittelindustrie oder einer anderen, bietet das LPA eine Vielzahl von Vorteilen. Auf der einen Seite, ein tieferes Verständnis der Prozesse. Auf der anderen Seite eine lösungsorientierte Kommunikation sowie dadurch resultierend schnelle Identifikation von Abweichungen festgelegter Standards.
Doch wer versteht schon wirklich, was es mit LPA, oder auch Layered Process Audits, auf sich hat? Wenn wir ehrlich sind, sicherlich der ein oder andere. Wahrscheinlich haben auch Sie bereits ein gutes Verständnis von der Materie.
Deshalb richtet sich dieser Artikel nur an alle, die sich ein tieferes Verständnis der grundsätzlichen Wirkungsweise wünschen. Dafür geht der Artikel auf folgende Punkte ein.
- Was ist LPA? Inkl. Hintergründe und Funktionsweise
- Was bedeutet das für Sie? Eine einfache Zusammenfassung
- Gibt es das perfekte Tool für die Umsetzung von LPAs?
- Vorteile der TQU Excel-Lösung
- Drei unabhängige Tipps zum Thema LPA
In diesem Sinne zurück zur Ausgangslage. Ich hoffe alle die diesen Artikel vollständig lesen, haben am Ende verstanden was es mit LPA's auf sich hat. Zudem wie man diese mit einem geeigneten Excel-Tool umsetzen kann.
Was sind Layered Process Audits (LPA)? Einfach erklärt.
Das Konzept 'layered' im Akronym LPA steht für die vielfältigen Führungsebenen, die an Prozessaudits beteiligt sind. Mit dem Schwerpunkt auf 'Prozesse' überprüfen Führungskräfte und Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Ebenen in sogenannten 'Kurz-Audits ' gemeinsam mit den Prozessnutzern die Einhaltung von Standards und Regeln.
Abweichungen oder nicht umgesetzte Prozesse und Standards werden sofort korrigiert und angepasst. Das Schöne an Kurz-Audits ist, dass sie regelmäßig und zeitnah durchgeführt werden können, wodurch potenzielle Fehler schneller erkannt und korrigiert werden können. Langfristig gesehen können Unternehmen Zeit sparen, da dadurch vermieden wird, dass sich Fehler zu einem Berg anhäufen. Indem regelmäßig die Prozesse geprüft werden, können Unternehmen außerdem sicherstellen, dass sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und ihre Effizienz steigern können.
Das LPA, wurde um das Jahr 2000 von den Automobilherstellern Toyota und DaimlerChrysler entwickelt. Heutzutage hat es sich soweit etabliert, dass einige Original Equipment Manufacturers (OEMs), wie Volkswagen und General Motors, mittlerweile von ihren Lieferanten verlangen, dass LPAs durchgeführt werden.
Kommen wir zum Sinn und Zweck des Ganzen.
Darum sollte man mit LPA’s anfangen.
Insbesondere in Branchen mit hohen Qualitätsstandards wie der Automobil- oder Luftfahrtindustrie ist LPA bereits weit verbreitet.
Aus meiner Sicht ist dies eine positive Entwicklung, da sie dazu beiträgt, die Qualität und Effizienz von Unternehmen zu verbessern. Allerdings sollten Unternehmen darauf achten, dass LPA nicht als reine Checklisten-Übung betrachtet wird, sondern als kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen fördert.
Durch den QM-Ansatz von mehrschichtigen Prozessaudits wird die operative Leistung der Organisation auf allen Ebenen verbessert.
Ein Vorteil, LPA kann als Ergänzung zu einem traditionellen Qualitätsmanagementsystem oder als eigenständiger Ansatz verwendet werden. Hierzu basiert es auf einer sorgfältig ausgewählten Checkliste mit Fragen, die sich an den erforderlichen Vorgaben und Kundenanforderungen orientieren.
In der Umsetzung wird jeder Frage eine entsprechende Ebene zugewiesen, die durch einen Hinweis und einer zugehörigen Kategorie ergänzt wird. Folgend mal ein Beispiel, wie so etwas aussehen könnte. Dieses Beispiel ist ein Screenshot aus unserem LPA Excel-Tool.
Nachdem die Audits durchgeführt wurden, können die Ergebnisse und eingeleiteten Maßnahmen anschaulich dargestellt werden. Das gibt Ihnen einen transparenten Einblick in die Wirksamkeit Ihrer Standards und Prozesse im Managementsystem.
Was bedeutet das für Sie? Eine Zusammenfassung.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Layered Process Audits ein wertvolles Werkzeug für Unternehmen sind, um Prozesse zu verbessern.
Es sorgt dafür, dass Prozessstandards sicher umgesetzt werden. Zudem ermöglicht es, Abweichungen von festgelegten Standards schnell zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. Durch die Verwendung von LPAs wird ein gemeinsames Verständnis von Prozessstandards entwickelt und klare Anforderungen an Prozessstandards kristallisieren sich heraus. Zudem verbessert es das Prozessverständnis der Mitarbeiter und Führungskräfte und fördert eine lösungsorientierte Kommunikation.
Allerdings bedeutet es auch Arbeit. Das wollen wir nicht schönreden. Es erfordert eine regelmäßige Überprüfung und Optimierungen, um bessere Ergebnisse zu erzielen und den Wettbewerb zu überholen. Deshalb muss ein gutes LPA-System so strukturiert sein, dass jeder Prozess regelmäßig hinterfragt und überprüft wird, idealerweise von jedem Mitarbeiter.
Das perfekte LPA Tool für die Umsetzung in der Praxis
Es gibt einige Tools am Markt. Du hast es dir JA wahrscheinlich schon gedacht und NEIN, es gibt kein perfektes LPA-Tool. Allerdings gibt es einige Faktoren, auf die du bei der Auswahl achten solltest.
Ein gutes LPA-Tool erkennt man daran, dass es nicht nur einen Fragekatalog liefert, sondern auch eine Basis dafür bietet, das Audit-System zu verwalten.
Durch ein Kundenprojekt haben wir erkannt, dass tatsächlich ein Bedürfnis für ein neues LPA-Tool besteht, welches sowohl die Handhabung als auch die Verwaltung des Systems vereinfacht. Ein Tool das wirklich für die Praxis in Unternehmen gemacht ist.
Deshalb haben wir es ganz nach dem Motto: „So viel wie nötig, so wenig wie möglich“ entwickelt.
Dabei lag der Fokus insbesondere auf zwei Punkten:
1. Die Auswahl der Fragen für das jeweilige Audit
Diese sollen zugleich zufällig und relevant für die zu auditierende Person ausgewählt werden. Deshalb solltest du bei deiner Wahl auf ein automatisierten Fragen-Generator achten. Mit einem Klick wird die Arbeit erledigt, welche sonst 1/2Stunde+ an Vorbereitung für den Auditor bedeutete.
2. Die Pflege und Auswertung aller ausgeführten LPAs
Damit du die durchgeführten LPAs nicht im großen Daten-Wald verlierst und die Pflege bzw. Verwaltung zu einer Sisyphusarbeit wird, vor der sich jeder drücken will und wird, solltest du auch darauf achten, dass das Tool über ein Archiv verfügt. Dadurch erhält man nicht nur eine bessere Übersicht über alle ausgeführten LPAs, es bietet auch zahlreiche Möglichkeiten zur Auswertung und grafischen Darstellung der durchgeführten Audits.
Vorteile unseres LPA Excel-Tools
Aufgrund dessen, dass unser LPA-Tool auf Excel basiert, konnte es problemlos in die bestehenden Systeme und Prozesse von Kunden eingebunden werden. Im Laufe unserer mehrstufigen Testphase hat sich unser Tool so weiterentwickelt, dass es nun ganz intuitiv zu verwenden ist. Hiermit kann nun ein LPA in lediglich fünf einfachen Schritten durchgeführt werden.
Es wird automatisch ein aussagekräftiger Report generiert, der mit einem Klick im gewünschten Zielordner als PDF-Datei gespeichert werden kann.
Darüber hinaus wird das durchgeführte LPA im Archiv abgelegt, welches alle bisherigen LPAs zur weiteren Auswertung sichert.
Das Tool bietet die Möglichkeit, die Umsetzung der vereinbarten Maßnahmen zu tracken und betroffene Personen direkt aus dem Tool heraus zu erinnern. So kann sichergestellt werden, dass alle Maßnahmen zeitgerecht umgesetzt werden und man den Überblick nicht verliert.
Abschließend noch drei unabhängige Tipps zum Thema LPA
Tipp1: Um eine erfolgreiche Durchführung von LPAs sicherzustellen, sollten Unternehmen dafür sorgen, dass alle Mitarbeiter und Führungskräfte über die Ziele und Vorteile von LPAs informiert sind und die notwendige Schulung erhalten haben.
Tipp2: Um die Effektivität des LPA-Ansatzes zu maximieren, sollten Unternehmen regelmäßig die entstandenen LPA-Maßnahmen bewerten und die Ergebnisse überwachen. Dies machen Sie um sicherzustellen, dass auch tatsächlich Maßnahmen ergriffen wurden.
Tipp3: Um die Beteiligung der Mitarbeiter zu fördern, sollten Unternehmen die Möglichkeit bieten, Feedback zu geben und an der Identifizierung von Problemen und Lösungen beteiligt zu sein. So können sie aktiv die Belegschaft an der Prozessoptimierung beteiligen und ein besseres Verständnis für die notwendigen Veränderungen erzeugen.
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