Reduzierung der Lieferzeiten um 50% bei einer Liefertermintreue von 95 % und null Fehlern.
Dieses Ziel klingt für viele Unternehmen absolut unrealistisch. Wie soll man so etwas denn zunächst einmal angehen und dann auch noch umsetzen?
Zudem hat jede Branche ihre persönlichen Herausforderungen, die das Erreichen dieses Ziels nochmal deutlich erschweren.
Dennoch, es ist nicht unmöglich. In diesem Blog Artikel wollen wir Sie mit auf eine Reise nehmen.
Auf eine Reise durch ein Projekt zur Reduzierung der Lieferzeit für mehr Kundenzufriedenheit.
Dazu eine hohe Komplexität, ambitionierte Ziele und die üblichen Herausforderungen.
Wir sind beeindruckt von den Leistungen die im Team erzielt werden konnten und gerade deshalb wollten wir Ihnen dieses Projekt einfach nicht vorenthalten.
Wir beginnen bei dieser unglaublichen Geschichte am besten von ganz vorne.
Ein Blick auf die Optima als einen starken Partner
Optima Standorte weltweit Optima ist ein weltweit anerkannter Name, wenn es um Verpackungsmaschinen, Abfüllanlagen und Produktionsanlagen sowie die dazu gehörigen Ersatzteile geht.
Die 1922 gegründete und in dritter Generation familiengeführte Unternehmensgruppe verfügt über vier Geschäftsbereiche und insgesamt 20 Unternehmen an unterschiedlichen nationalen und internationalen Standorten.
Bedingt durch einen Exportanteil von 85% ist es essenziell für Optima, ein sehr zuverlässiges und präzises Logistiknetzwerk aufrechtzuerhalten.
Erfolg der Zukunft
Optima Standorte weltweit. Für den Erfolg von morgen hat Optima ein großes zukunftsweisendes Investment getätigt und ein neues Logistikzentrum / Zentrallager aufgebaut.
Es bildet das „Herz“ der weltweiten Optima Logistik und sichert die globale Verfügbarkeit der Produkte sowie der entsprechenden Ersatzteile.
Dies bedeutet für Kunden von Optima eine hohe Anlagenverfügbarkeit und vor allem schnelle Lieferzeiten sowie Planbarkeit.
Denn gerade bei Ersatzteilen bietet die Schnelligkeit sowie Agilität große Chancen und Potenziale für Kunden und Endkunden.
Herausforderungen erkennen
Heiko Funk ist seit 2017 Geschäftsführer der OPTIMA materials management GmbH.
Er hat die Herausforderungen im Order Fulfillment Process (OFP) in der Ersatzteilversorgung nicht nur aufgezeigt, sondern gleichzeitig als Chance erkannt.
Der OFP umfasst die Gesamtheit aller Aktivitäten, die nach Erhalt des Auftrages der Belieferung des Kunden und der Erfüllung der sonstigen Vertragspflichten.
„Wichtig ist eine hochflexible und dynamische Lieferkette, die auf den kompletten Produktionsablauf zielt und den Erfolg von morgen sichert.
Nur so generieren wir durch Geschwindigkeit und Erhöhung des Durchsatzes Vorsprung gegenüber unseren Wettbewerbern.“
- Heiko Funk, 2021 Damit diese Chancen genutzt werden können, wurden folgende Ziele definiert:
- Zufriedene Kunden & Mitarbeiter
- Null Fehler
- Halbierung der Durchlaufzeit bis Kunde
- 95 % Liefertermintreue
- Verbesserung der Marge
- Erhöhung des Ersatzteil-Umsatzes
Nun geht es an die Umsetzung. Diese durchaus ambitionierten Ziele in die Realität umzusetzen.
Die Herangehensweise im Detail
Hierzu wurde zunächst eine umfangreiche Ist-Analyse mithilfe eines detaillierten Wertstroms über das gesamte Ersatzteilgeschäft durchgeführt.
Das Projekt wurde ganz gezielt auf den OFP abgegrenzt. 
Ist-Wertstromaufnahme[/caption] Hieraus ergaben sich für die Umsetzung vier klare Handlungsfelder:
- Produkt
- Organisation
- Prozess
- Verhalten
Handlungsfeld Produkt
Das Ersatzteilgeschäft ist durch verschiedene Facetten gekennzeichnet, wie bspw. Standardlieferzeiten, Preise, internationale Versandsituationen inkl.
Zeitverschiebung, Währungen, Kultur, Transportzeit und Importkosten. Zudem wurden Produktkategorien klar ausdefiniert, dargestellt sowie transparent und einfach nutzbar gemacht.
Handlungsfeld Organisation
Es erfolgte eine ganzheitliche Betrachtung aller Geschäftsbereiche und Unternehmensstandorte von Optima.
Hierbei wurde deutlich, dass die Reduzierung von Schnittstellen, klare Zuständigkeiten und kurze Wege ausschlaggebend für den Erfolg im Ersatzteilgeschäft sind .
Handlungsfeld Prozesse
Es musste die gesamte Supply Chain inkl. Beschaffung betrachtet und entwickelt werden.
Hierzu wurden sowohl administrative als auch operative Wertströme analysiert und designt.
Zudem wurde ein Netz von Ultra-Schnelllieferanten aufgebaut. Weiter wurden Betrachtungen und Anpassungen im Bereich Versand durchgeführt, bspw. bei Sammelsendungen.
Handlungsfeld Verhalten
Aus einzelnen Mitarbeitern wurde ein Team!
Bereichsübergreifend wurde Kompetenz aufgebaut. Zudem haben sich gemeinsame Prinzipien und eine gemeinsame Sprache etabliert.
Erzielte Ergebnisse der Projekte
Die 14 Teilprojekte wurden erfolgreich bearbeitet und die gesetzten Ziele erreicht.
Dazu Wolfgang Herterich, Team Leader Materials Purchasing Service Parts:
„Durch die enge Zusammenarbeit der Projektmitglieder aus den unterschiedlichen Disziplinen wurden innerhalb kürzester Zeit wirksame Ergebnisse erzielt.
Aufgrund der synchronen Bearbeitung der Teilprojekte und kontinuierlicher Kommunikation greifen die einzelnen Verbesserungen ineinander und bilden die Basis für einen neuen optimierten Wertstrom.“Daraus ergaben sich die folgenden Ergebnisse:
- Tagfertigkeit
- Hohe Einsparungen
- Signifikante Durchlaufzeit-Reduzierungen
- Durchgehende Lean-Ansätze über den gesamten Prozess
- Signifikante Potenziale bei Outbound-Logistik & Zoll / Paperless Trade
- Shopfloor-Management & Transparenz
Die Rolle der TQU GROUP
Das gesamte Programm mit den Projekten wurde von der TQU GROUP begleitet. Ziele wurden abgestimmt, Controlling-Möglichkeiten geschaffen, Hindernisse identifiziert und - wo notwendig - Lösungsmöglichkeiten mit den Projektteams erarbeitet.
Dabei fand die Begleitung über die vier Handlungsfelder (Produkt, Organisation, Prozesse und Verhalten) statt. Die Projekte und Projektleiter*innen wurden gezielt gecoacht und betreut.
Der Schwerpunkt der Coachings lag auf sinnvoller Anwendung der Methoden, dem Etablieren geeigneter Kennzahlen und dem Beseitigen von prozessualen und organisatorischen Hindernissen.
In Summe wurden:
- 14 Projekte + Projektleiter gecoacht.
- 11 Mitarbeiter*innen zu
- Lean Management Black Belts ausgebildet.
- eine neue Abteilung - „Materialeinkauf Serviceteile“
- Ein ROC > 4 erreicht.
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