Ablenkungen, Unterbrechungen, unnötige Zeitverschwendungen und Co. kennen wir im Büroalltag alle.
Das Smartphone, unstrukturierte Meetings, Rückfragen von den lieben Kollegen, CC oder Info-Mails und Lärm sind unsere alltäglichen Störenfriede. Je nach Typus akzeptieren wir diese Unterbrechungen schweigend und freuen uns sogar manchmal über eine willkommene Ablenkung.
Doch nicht die erfolgreichsten unter den Unternehmern. Sie setzen auf Methoden und Tricks aus Lean Office. Es ist schon fast Normalzustand, dass wir nicht unsere volle Arbeitskraft für unsere eigentlichen Aufgaben nutzen können.
Deshalb ist es wahrscheinlich auch ein Traum von vielen, die Zeit stets sinnvoll zu nutzen.
Natürlich geht es nicht immer, aber es gibt Tipps & Tricks, wie man deutlich produktiver werden kann.
Genau darum geht es uns in diesem Blogartikel – Lean Office - Goldene Regeln der erfolgreichsten Unternehmer.
Dafür haben wir die Lehren aus dem Lean Management mit dem Fokus auf Lean Office genau unter die Lupe genommen und die wichtigsten Fakten zusammengefasst.
Zudem haben wir uns angeschaut wie unter anderem die erfolgreichsten Unternehmer unserer Zeit diese Herausforderung bewältig(t)en. Daraus dann die Tipps & Tricks abgeleitet und aufbereitet.
Lean Management auf einen Blick
Um dieses Thema richtig zu verstehen, werfen wir zuerst einen Blick auf das Lean Management. Hier finden wir eine Philosophie vor, die sich mit der Reduktion zum Wesentlichen beschäftigt.
Mit Lean Management (der schlanken Methode) werden wortwörtlich die Verschwendungen (japanisch: „Muda“) verkleinert bzw. eliminiert, um so überflüssigen Kosten- und Ärger-Faktoren zu entgehen.
Laut Mari Furukawa-Caspary, einer japanisch-stämmigen Autorin, kann man es ebenfalls mit „unnötig ...“ oder mit dem deutschen Sprichwort „Das ist für die Katz“ übersetzen. Das finden wir sehr treffend.
Wir im TQU nennen diese Verschwendungen gerne Ärger-Faktoren.
Diese zu bewältigen, erfordert Zeit und Geduld. Dafür zahlt es sich am Ende aus.
Denn mit verschiedenen Methoden und Werkzeugen des Lean Managements kann man die Ursache und schließlich Lösungen für die oben genannten Probleme finden.
Einige Werkzeuge, die wir hier hervorheben wollen, sind unter anderem das Poka Yoke, 5S bzw. 5A und das Wertstromdesign.
Mit Poka Yoke können einfache menschliche Fehler an der Entstehung gehindert werden. 5S / 5A beschäftigt sich mit dem Gedanken von Sauberkeit und der Wertstrom stellt Flüsse von Information und Material grafisch dar.
Um noch mehr über Lean Management im Unternehmen zu erfahren, geht es hier weiter.
Spezialisierung: Lean Office
Wie der Name schon verrät, bezieht sich der Fokus von Lean Office auf Büros und administrative Tätigkeiten.
Prozesse zu gestalten, zu verbessern und dabei Verschwendung zu vermeiden. Es ist ein wichtiger Bestandteil des Lean Managements und gewinnt in der Bürowelt immer mehr an Bedeutung.
Dies gilt sowohl für produzierende wie auch für reine Dienstleistungsunternehmen und sogar für öffentliche Verwaltungen.
Während in der Industrie, speziell in der Produktion Verschwendungen teilweise "offen" bzw. "klar" sichtbar sind, ist es im administrativen Bereich deutlich schwieriger diese zu erkennen, da sie eher "versteckt" auftreten.
Daher werden in vielen Unternehmen die Potenziale in den administrativen Prozessen gar nicht erst angegangen.
Quelle: AWF – Arbeitsgemeinschaft für Vitale Unternehmensentwicklung
Diese Statistik bringt es auf den Punkt, wofür oftmals unsere wertvolle Zeit geopfert wird. Ein Meeting mit einer Dauer von einer halben Stunde scheint anfangs nicht viel.
Doch kommen all diese Faktoren im Großen und Ganzen zusammen, wird die Wichtigkeit von effizienter Organisation schnell deutlich.
Quelle: TQU Group
Das kleinste Stück des Kuchens - Die wertsteigernde Arbeit.
Genau durch diese Tätigkeiten wird der eigentliche Wert für den Kunden geschaffen. Dies ist allerdings graue Theorie.
In der Realität sieht es viel schlimmer aus. Hier messen unsere TQU-Berater deutlich geringer Werte von ~1 %.
Dazu kommt, dass in den administrativen Prozessen der Wertschöpfungsanteil aus unserer Erfahrung noch mal deutlich sinkt. Nur ca. 0,1 % der Arbeit ist hier wirklich wertschöpfend.
Es schwankt also zwischen 0,1 % und 10 %. Solche Zahlen schockieren, wenn man sich vor Augen führt, wie wenig man tatsächlich täglich wertschöpfend arbeitet.
Was läuft falsch? Was kann vermieden werden?
Dazu sollte man wohl zunächst einmal verstehen, nach was man eigentlich suchen muss. Verschwendung ist im administrativen Bereich ja nicht ganz so offensichtlich wie in der Produktion.
Hierzu betrachten wir die 7 Verschwendungsarten.
Die 7 Verschwendungsarten - gerade im Büro
„Wertschöpfung sind die Tätigkeiten, für die dein Kunde bereit ist, Geld auszugeben.“
Fujio Cho, Toyota Wie bereits erwähnt wechselt im administrativen Bereich das Objekt der Wertschöpfung.
Während in der Produktion ein Produktfluss aufrechterhalten werden muss, dreht es sich in der Administration alles um „Informationen“ zu eben jenem Produkt.
Also ein Informationsfluss. Funktioniert dieser Fluss nicht strukturiert, kostet das einiges an Ressourcen. Die sind vermeidbar.
Weiter sollte man sich hier stets vor Augen halten dass: Verschwendungen, die außerhalb der Produktion stattfinden sind die,
- die am leichtesten begangen werden können.
- die am schwierigsten zu finden sind.
- die teuersten Auswirkungen haben.
- die am kompliziertesten zu beseitigen sind.
| ------ |
Verschwendung |
In der Administration |
|---|---|---|
| 1 | Überproduktion |
|
| 2 | Hohe Materialbestände |
|
| 3 | Transport |
|
| 4 | Wartezeiten |
|
| 5 | Überbearbeitung |
|
| 6 | Überflüssige Bewegungen |
|
| 7 | Nacharbeit, Fehler |
|
Von Verschwendung, Verzögerungen und Ablenkungen halten vor allem die folgenden Unternehmer nichts und dass sind ihre Lösungsansätze:
Elon Musk, Jeff Bezos, Steve Jobs… & deren Golden Rules
Die größten Unternehmer und Giganten der Welt teilen ihre goldenen Tipps und Regeln für Produktivität am Arbeitsplatz.
In dieser Tabelle werden die wichtigsten "Regeln zur Eliminierung von Verschwendung" des jeweiligen Unternehmers aufgelistet.
Elon Musk |
Jeff Bezos |
Steve Jobs |
|---|---|---|
| Meetings so kurz wie möglich halten bzw. keine Meetings | Fokus auf einer Vision behalten, aber Details war nehmen | „Nein“ sagen können zu manchen Vorschlägen und auf Ziel fokussieren |
| Zeit angemessen nutzen: unnötige Telefonate und Meetings verlassen | Schneller Entscheidungen treffen und falls nötig schlechte Entscheidung sofort ausbessern | |
| Gesunden Menschenverstand immer mit einbeziehen | Keine unrealistischen Ziele setzen | |
| Direkte Kommunikation mit benötigten Personen unabhängig der Position | Unterbrechungen und Ablenkungen nicht zu lassen | |
| Ideen die Produktivität und Erfolg versprechen, immer willkommen heißen | Von Mitbewerbern inspirieren lassen, aber nicht kopieren | |
| Simple Sprache benutzen und nicht mit Fachwörter aufhalten |
Was nun beim Betrachten sofort heraussticht, ist Elon Musk's und seine Abneigung zu Meetings.
Wir nehmen ebenfalls häufig war, dass in Unternehmen häufig Meetings ohne Ziel abgehalten werden.
Das sollte man zwingend verhindern, denn diese Meetings sind meist reine Zeitverschwendung.
Hierzu passt wieder die Ansicht von Elon Musk nachdem diese nicht oft und nur sehr kurz gehalten werden sollten.
Zudem kann in seinen Unternehmen jeder Teilnehmer ungeachtet seiner Position dieses Meeting verlassen, wenn dieser findet, dass es keinen Nutzen für ihn hat, weiter anwesend zu sein.
Das gleiche gilt auch bei Telefonaten, wenn diese kostbare Zeit in Anspruch nehmen, welche produktiver genutzt werden kann. Weiter fordert Herr Musk von seinen Mitarbeitern, man solle immer den gesunden Menschenverstand mit einbeziehen.
Damit ist gemeint, dass die Mitarbeiter nicht stur wie Roboter arbeiten, sondern auch immer ihren Verstand bei Entscheidungen und Aufgaben benutzen sollen.
Glasklare Aufforderungen sehen wir ebenfalls beim ehemaligen Apple-Unternehmer Steve Jobs - keine Ablenkungen und Unterbrechungen wahrnehmen. Leichter gesagt als getan - Ablenkungen nicht wahrnehmen.
Wenn von einem wichtigen Kunden eine Mail eintrudelt mit dem Betreff: Wichtig! Allerdings legen diese großartigen Unternehmer gerade deshalb so viel Wert darauf.
Da sie wissen, welche Bedeutung die Produktivität und Wertschöpfung gerade bei administrativen Tätigkeiten haben.
Fazit
Abschließend ist zu sagen, dass Verschwendung, ob im Büro oder der Produktion in allen Unternehmen ein Thema ist.
Sie können nun allerdings mit diesem Wissen gezielt dagegen vorgehen. Vielleicht können Sie so, dass ein oder andere unnötige Meeting streichen oder stellen das Smartphone bei wichtigen Tätigkeiten einfach mal aus.
Wenn Sie das Thema Lean Office gezielt und nachhaltig bei sich im Unternehmen angehen wollen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten.
Eine der zielführendsten ist es, sich dazu fundiert weiterzubilden, zum Beispiel mit einem Lean Office Seminar.
Eine weitere Möglichkeit ist es, sich Unterstützung von Profis zum Thema Lean Management direkt zu holen, kontaktieren Sie uns dazu gerne unverbindlich über unsere Homepage für eine kostenfreie Erstberatung.
Wir hoffen Ihnen mit diesem Beitrag einige Impulse mitgegeben zu haben, wie Sie im Büroalltag etwas mehr Ordnung und Zeit einbringen können und Verschwendung eliminieren können.
Um noch tiefer in Elon Musk's Regeln einzusteigen, geht es hier weiter:
https://www.youtube.com/watch?v=e10UbAYTeog
Hinterlassen Sie einen Kommentar