Homeoffice - gesetzliche und unternehmerische Aspekte
Laut einer Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) sind ca. 58 % der Befragten bereit und noch weitere 17 % sind unentschieden im Homeoffice zu arbeiten.
Allerdings, und dies ist interessant, glauben ca. 46 % der Befragten, dass ihr Arbeitgeber derzeit noch nicht technisch in der Lage dazu ist.
Mal ehrlich, wann wurde an ihrem heimischen Arbeitsplatz, ihrem Homeoffice, die letzte Gefährdungsbeurteilung oder das letzte Audit durchgeführt?
Wie professionell ist Ihre Ausstattung? Telefonanlage, Handy, Monitor oder Schreibtisch und Bürostuhl?
Wenn Sie jetzt feststellen, dass Sie am Esstisch mit einem langsamen Laptop sitzen, sind Sie nicht allein. Doch, vom Unternehmen eingerichtete Telearbeitsplätze gelten als Arbeitsplätze dieses Unternehmens.
Damit unterliegen diese auch den gesetzlichen Vorschriften, wie beispielsweise der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) oder dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG).
In diesem Beitrag stellen wir deshalb für Mitarbeiter und Unternehmer einfach dar, wie Homeoffice professionell geplant, effektiv eingerichtet und systematisch auditiert wird.
Dazu starten wir mit ein paar grundlegenden Begrifflichkeiten und Erklärungen.
Was ist ein Telearbeitsplatz und was ist Homeoffice?
Zunächst, um es vorweg zu nehmen, es gibt hier keinen richtigen Unterschied. Denn, der Gesetzgeber spricht nicht von Homeoffice, sondern von sogenannten Telearbeitsplätzen. In der Arbeitsstättenverordnung sind diese:
„Telearbeitsplätze vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten, für die der Arbeitgeber eine mit den Beschäftigten vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung festgelegt hat“.
Was ist Mobiles Arbeiten?
Der Begriff „Mobiles Arbeiten“ ermöglicht im Unterschied zur Telearbeit ortsunabhängiges Arbeiten mit Hilfe mobiler Informations- und Kommunikationstechnik.
Typisches Beispiel ist der Außendienst-Mitarbeiter, der beim Kunden vor Ort Kundenbestellungen über seinen Laptop abwickelt.
Dies kann auch der klassische Influencer oder Social-Media-Beauftragte sein, der in seinem Cafe der Wahl einen Blogartikel wie diesen hier erstellt.
Mobiles arbeiten beschreibt damit, wie es der Name schon sagt, arbeiten wo und wann man möchte.
Relevante gesetzliche Vorgaben
- Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten beim Einrichten und Betreiben von Arbeitsstätten.
So müssen z.B. räumliche Gegebenheiten entsprechend vorgesehen werden. Hierzu zählen einige Dinge wie z.B. ein reflexionsfreies Arbeiten am Bildschirm, die Beleuchtung der Umgebung, sowie das die Grundsätze der Ergonomie berücksichtigt werden.
Aus diesem Grund sollte eine erstmalige Gefährdungsbeurteilung auch bei Inbetriebnahme des Teleheimarbeitsplatzes durchgeführt werden.
- Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) betrifft beispielsweise Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz, Mutterschutzvorschriften, Urlaubsrecht etc.
- Durch das ArbeitszeitG (ArbZG) werden alle Themen geregelt, die die Arbeitszeit betreffen.
- Der Datenschutz schließt Telearbeit und Mobiles Arbeiten nicht grundsätzlich aus. Eine klare gesetzliche Regelung für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit von Telearbeit und Mobilem Arbeiten gibt es indes nicht.
Dennoch, ist zu berücksichtigen, ob Tätigkeiten bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, zu den Aufgaben im Homeoffice gehören sollten.
Diese Entscheidung müssen Sie als Arbeitgeber treffen und individuell regeln.
Unternehmerische Aufgaben zu Homeoffice
Die unternehmerischen Aufgaben lassen sich gut in einem Prozess abbilden. Dieser umfasst drei Phasen, die wir für Sie einmal zusammengefasst haben. Diese Phasen sind …- Entscheidungsfindung und Vorbereitung der Homeoffice-Arbeitsplätze
- Einrichtung und Inbetriebnahme der Homeoffice-Arbeitsplätze
- Auditierung und Optimierung der Homeoffice-Arbeitsplätze
Entscheidungsfindung und Vorbereitung
Ein Recht auf Homeoffice gibt es derzeit nicht. Damit liegt es in Ihrer Verantwortung, oder der Ihres Arbeitgebers eine individuelle Entscheidung für oder gegen Homeoffice zu treffen.
Dabei gibt es einige Punkte, die Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber eine Entscheidung leichter machen können.
Diese durchzugehen und zu beantworten ist nicht immer einfach, dennoch umso wichtiger, das Sie sich damit beschäftigen.
Hierbei sollten aus unternehmerischer Sicht folgende Aspekte betrachtet und beurteilt werden:
Ist der Prozess bzw. die Arbeitsaufgaben grundsätzlich geeignet, um im Homeoffice erfolgreich durchgeführt zu werden?
Klare Ziele und Zeitdefinition, hoher Anteil an Informationsbearbeitung, geringer Rückgriff aus Präsenzunterlagen, Phasen von längeren und konzentrierten Arbeiten an einer Aufgabe, etc. Ist der Mitarbeiter / die Mitarbeiterin geeignet im Homeoffice zu arbeiten?
Problemlösungsfähigkeit, Flexibilität, Disziplin, Technikverständnis, Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit, etc. Ist das räumliche Umfeld geeignet zur Aufgabenbearbeitung?
Möblierung, Klima, Geräusche, Ablagemöglichkeiten, Bewegungsmöglichkeiten, IT-Infrastruktur, etc. Ist der Vorgesetzte befähigt seine Führungsverantwortung und Aufgabendelegation über die räumliche und zeitliche Distanz wahrzunehmen?
Motivationsfähigkeit, Delegationsfähigkeit, ziel- und ergebnisorientierte Führung, Kommunikationsfähigkeit, Aufgabenmanagement Können Sie diese Fragen für die betroffenen Mitarbeiter gut beantworten geht es im nächsten Schritt an die Einrichtung und Inbetriebnahme.
Einrichtung und Inbetriebnahme der Homeoffice-Arbeitsplätze
Jeder kennt Homeoffice Arbeitsplätze. Die klassische Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen umfasst meist die Bereitstellung von Mobiliar, IT-Ausstattung (Hard- und Software), Telefon, ggf. Druckern und Scannern und ergonomischen Hilfsmitteln (z.B. Fußstützen, Vorlagenhalter).
Werden diese Arbeitsvoraussetzungen ganz oder teilweise durch den Arbeitgeber selbst gestellt, wird hier meist eine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber vereinbart.
Die Inbetriebnahme eines Arbeitsplatzes erfordert neben einer zumindest erstmaligen Gefährdungsbeurteilung (bei Telearbeitsplätzen) noch weitere Aspekte.
Darunter fällt unter anderem auch eine entsprechende Unterweisung zu Arbeitszeit, Arbeitsmittelgebrauch und Datenschutz durch den Arbeitgeber.
Besondere Beachtung sollten auch die ergonomischen Aspekte des Arbeitsplatzes finden!
Das ist in sofern wichtig, da nicht davon ausgegangen werden kann, dass der Arbeitsschutzbeauftragte oder der Betriebsarzt die privaten, häuslichen Gegebenheiten durch regelmäßige Begehungen zu sehen bekommt.
Gesetzliche und unternehmerische Aspekte zu Homeoffice-Arbeitsplätzen
Auditierung und Optimierung der Homeoffice-Arbeitsplätze
„Audit ist ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von objektiven Nachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu bestimmen, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind“ (DIN EN ISO 19011:2018).
Durch die gesetzlichen Anforderungen und die betriebswirtschaftlichen Interessen der Unternehmen ergeben sich beispielsweise folgende Auditkriterien.
Auditkriterien für Homeoffice-Arbeitsplätze Rechtliche Vorgaben Vorgaben betreffen z.B. die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), sowie verschiedene Vorschriften von Berufsgenossenschaften.
Arbeitsplatz Der Arbeitsplatz umfasst z.B. die Arbeitsumgebung, das Arbeitsumfeld und die räumlichen Gegebenheiten und Voraussetzungen.
Hierzu kann auch die Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes gehören. Datenmanagement Datenmanagement umfasst z.B. den Datenschutz, die Datensicherung und die Datenkonsistenz.
Gesundheitserhaltung Gesundheitserhaltung ist Sorgfaltspflicht des Arbeitgebers und umfasst z.B. Ergonomie der Arbeitsplätze und das Wohlbefinden bei der Arbeitsdurchführung.
Arbeitsmittel Zu den Arbeitsmitteln gehören z.B. Hard- und Software, sowie die hierzu notwendigen Qualifikation, Kompetenz und Unterweisungen.
Arbeitsvertragliche Regelungen Hierzu gehören z.B. Betriebsvereinbarungen bzw. Festlegungen von Regelungen zum Homeoffice und Mobilen Arbeiten in den Arbeitsverträgen und Stellenbeschreibungen.
Arbeitsdurchführung Die Arbeitsdurchführung betrachtet das z.B. individuelle Arbeiten und das gemeinsame Arbeiten mit Kollegen im Team, auf Plattformen oder an internen oder externen Prozessschnittstellen.
Soziale Aspekte Soziale Aspekte umfassen z.B. Mitarbeiterzufriedenheit, Team Spirit und konkrete Interaktionen mit Kollegen, Kunden und anderen Partnern des Unternehmens.
Thesen zu Homeoffice
Betrachtete man aktuelle, wissenschaftliche Studien und Publikationen so können folgende Thesen zu Homeoffice zusammengefasst und manifestiert werden …
- Generell ist Homeoffice für Mitarbeiter interessant!
- Zukünftig wird Homeoffice attraktiv bleiben!
- Homeoffice wird zukünftig stärker in den Unternehmen gefördert! Diese Thesen ergeben für die Unternehmen folgenden Herausforderungen, um die Chancen und Risiken von Homeoffice optimal zu handhaben …
- Voraussetzungen für das Homeoffice kennen und verstehen
- Bedarfsorientiertes planen und vorbereiten der Homeoffice-Arbeitsplätze
- Homeoffice-Arbeitsplätze professionell einrichten und Mitarbeiter dabei unterstützen
- Systematisches auditieren und optimieren von Homeoffice-Arbeitsplätzen
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